सप्लायर लेजर: बिल, भुगतान और बाकी रकम का सही हिसाब

सप्लायर ₹12,000 बाकी बताता है, आपकी कॉपी में ₹9,000 हैं। अगला भुगतान करने से पहले समझें कि फर्क किस बिल या भुगतान से आया। पहले पैसे देकर बाद में जाँच करने से विवाद बढ़ सकता है।

सप्लायर लेजर एक सप्लायर को देय रकम का चलता हुआ रिकॉर्ड है। हर बिल, भुगतान और स्वीकृत समायोजन का संदर्भ रखें।

हाथ से जाँचने वाला उदाहरण

शुरुआत में ₹5,000 बाकी हैं। नया बिल ₹8,000 है। ₹6,000 भुगतान हुआ और वापस सामान पर सप्लायर ने ₹1,000 कटौती स्वीकार की। बाकी रकम ₹6,000 है: ₹5,000 + ₹8,000 − ₹6,000 − ₹1,000।

समायोजन तभी मानें जब स्वीकार और दर्ज हो। सिर्फ सामान लौटाने से क्रेडिट की पुष्टि नहीं होती।

मिलान की सूची

• आखिरी सहमत शुरुआती बैलेंस और तारीख।
• नए बिल की संख्या, तारीख और रकम।
• भुगतान की तारीख, रकम और ट्रांजैक्शन संदर्भ।
• स्वीकृत वापसी/क्रेडिट का दस्तावेज।
• अंतिम बैलेंस और बिना हल हुआ फर्क।

सप्लायर स्टेटमेंट से तारीख के क्रम में मिलाएँ। बैंक में रकम कटने के साथ सही प्राप्तकर्ता और बिल का आवंटन भी जाँचें।

फर्क के आम कारण

एक बिल दो बार दर्ज होना, भुगतान गलत पार्टी में जाना, वापसी का क्रेडिट अभी स्वीकार न होना और अलग शुरुआती बैलेंस। रकम समान होने से बिल समान नहीं हो जाता; बिल संख्या देखें।

DAM में रिकॉर्ड कैसे रखें

Add Party से सप्लायर और New Purchase से खरीद बिल बनाएँ। Purchase Invoices से सूची देखें। अगले बिल जोड़ने से पहले सप्लायर लेजर को अपनी मिलान सूची से जाँचें।

भुगतान को भुगतान वाले रास्ते से दर्ज करें, नई खरीद न बनाएँ। मात्रा के लिए खरीद बिल गाइड पढ़ें।

हफ्ते की आदत

व्यस्त सप्लायर का हिसाब हर हफ्ते मिलाएँ। विवाद वाले बिल का संदर्भ और फॉलो-अप करने वाला व्यक्ति लिखें। स्वीकृत सुधार का कारण रखें।

क्या पुराने बकाए का भुगतान नई खरीद है?

नहीं। सामान आना और पुराने बिल का भुगतान अलग हैं।

पुराना फर्क समझ न आए तो?

सप्लायर और अकाउंटेंट से जाँच करें। काल्पनिक खरीद-बिक्री बनाकर बैलेंस न मिलाएँ।

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