कागज के हिसाब से बिलिंग ऐप पर जाएँ: सात दिन का प्लान

कॉपी से ऐप पर जाने में सबसे मुश्किल है तय करना कि पुराना हिसाब कहाँ खत्म और नया कहाँ शुरू है। साफ तारीख से शुरुआती रकम दोबारा नई बिक्री या खरीद में नहीं गिनी जाएगी।

यह सात दिन का सुझाव है। मिलान में समय चाहिए तो ज्यादा लें। जल्दी से ज्यादा जरूरी सही शुरुआती संख्या है।

दिन 1: शुरुआत तय करें

नई एंट्री ऐप में कब से होगी, तारीख लिखें। पुराने रिकॉर्ड की तारीख वाली कॉपी रखें। सामान, मात्रा और ग्राहक-सप्लायर बकाया की सूची बनाएँ।

दिन 2: छोटा सामान समूह गिनें

आसानी से गिनने वाले सामान की यूनिट और शुरुआती मात्रा लिखें। कट-ऑफ के बाद आया सामान शुरुआती स्टॉक और नई खरीद दोनों में न गिनें।

दिन 3: ग्राहक बैलेंस मिलाएँ

पुराने बिल, भुगतान और स्वीकृत समायोजन से बैलेंस जाँचें। विवाद साफ रखें। पुराना बकाया बनाने के लिए नई बिक्री न बनाएँ।

दिन 4: सप्लायर हिसाब मिलाएँ

सप्लायर स्टेटमेंट और भुगतान संदर्भ देखें। सप्लायर मिलान वर्कशीट से उदाहरण लें।

दिन 5: DAM सेटअप और जाँच

Add Product में Opening Qty से सही मात्रा रखें। Add Party से पार्टी बनाएँ। पुराने बैलेंस डालने का समर्थित रास्ता वर्तमान ऐप में जाँचें।

New Sale, New Purchase से नई एंट्री करें। Sales Invoices, Purchase Invoices, Stock Report से अपने हिसाब से मिलाएँ।

दिन 6: छोटा समानांतर मिलान

पायलट के संदर्भ रखें और दिन के अंत में जाँच शीट से मिलाएँ। यह अस्थायी जाँच है, हमेशा दो अलग लेजर रखने की जरूरत नहीं। नकद बिक्री, उधार बिक्री, बाद की वसूली और खरीद परखें।

दिन 7: फैसला करें

काउंटर वाला पुराना बिल ढूँढ़ सकता है? मात्रा और बैलेंस समझा सकते हैं? सुधार आसान हैं? सही हो तो धीरे-धीरे विस्तार करें। फर्क हो तो पहले उसे ठीक करें।

क्या कई साल के बिल डालने हैं?

रिपोर्ट जरूरत और समर्थित माइग्रेशन पर निर्भर है। अकाउंटेंट व सपोर्ट से तय करें। शुरुआती बैलेंस और विस्तृत पुराने बिल अलग उद्देश्य हैं।

पुरानी कॉपी हटाएँ?

अपने व्यापार के लागू रिकॉर्ड नियम के अनुसार रखें। नए रिकॉर्ड पुराने दस्तावेज अपने आप नहीं बदलते।

शुरुआती गलती मिले तो?

कारण लिखकर समर्थित सुधार करें और बैलेंस दोबारा मिलाएँ। असंबंधित एंट्री में न छिपाएँ।

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